Tour de Uittamo 2016

liikunnan ammattitutkinto

liikunnan ammattitutkinto

tapahtuman järjestäminen

tapahtuman järjestäminen

liikunnan ammattitutkinto

tapahtuman järjestäminen

tapahtuman järjestäminen

tapahtuman järjestäminen

liikunnan ammattitutkinto

tapahtuman järjestäminen

 

Viime vuonna 24. päivä käveltiin ja juostiin ihanan aurinkoisessa ja lämpimässä säässä Tour de Uittamo 2016 -tapahtumassani, jonka järjestin koulutyönä. Heräsin tapahtumapäivän aamulla jännittynein fiiliksin, sillä tämän tapahtuman järjestäminen oli ensimmäinen laatuaan minulle. Tänä vuonna tapahtuman järjestämiseen ei ollut mahdollisuutta kiireiden vuoksi ja se harmittaa ihan pirusti. Liikunnan ammattitutkinnon pakolliseen moduuliin kuului liikunnan ammattilaisena toimiminen eli liikuntatapahtuman järjestäminen. Kun tästä kuulin koulussa, että minimissään 20 henkilön liikuntatapahtuma pitäisi järjestää, ensin vähän jännitti kyllä. Miten pärjäisin tapahtuman järjestämisestä yksin, mitä ihmettä oikein järjestäisin ja kenelle? Asiaani pohdiskeltuani päätin järjestää hyvän fiiliksen omaavan kävely -ja juoksutapahtuman, johon koko perhe oli tervetullut. Matkavaihtoehtona tapahtumassa oli 5 ja 10 kilometrin matkat. Koska olin opiskeluajan TuTo Ry:llä työharjoittelussa, sain heiltä sponsorina Turun Uittamolla sijaitsevan paviljonkin sekä piha-alueen käyttöön. Ihan mieletön apu mitä TuTo:lta sain, koko tapahtuman järjestämisessä. Vielä kerran suuret kiitokset sinne suuntaan sekä kaikille tapahtumaani osallistujille sekä vapaaehtoistyöntekijöille, nyt näin vuoden jälkeenkin!

Tapahtumani oli lopulta hyväntekeväisyystapahtuma, jonka tuoton lahjoitin Pekka Hyysalon Fight back -kannatusyhdistykselle. Tapahtuman tarkoituksena oli saada kaiken ikäiset ja kokoiset liikkeelle sekä nauttimaan ihanista Uittamon maisemista sekä liikunnan ilosta rennoin mielin. Uittamon paviljonki tarjosi kävely -tai juoksulenkin jälkeen osallistujille kermaista lohikeittoa itse leivotun saaristoleivän kera. Tapahtuman hinta oli 20 euroa (muutaman tahon kanssa oli erikseen sovittu hinta), johon sisältyi tarjoiltu ruoka-annos. Perheen alle 15 -vuotiaat lapset pääsivät tapahtumaan ilmaiseksi. Olin aivan  yllättynyt, että loppujen lopuksi tapahtumassani oli 111 henkilöä, aivan mieletöntä.

Aloitin suunnittelemaan tapahtumaa vuoden 2016 tammikuun lopulla ja onneksi aloitin ajoissa. Meinaan paljon oli asioita, joita piti ottaa huomioon kuten luvat, lainkohdat, erinäiset ilmoitukset eri tahoille, sponsorit, budjetti, markkinointi ja mainonta sekä itse tapahtuman järjestäminen ja siihen liittyvät asiat, kuten reitin suunnittelu sekä merkitseminen, siivous sekä tapahtumapaikan valmistelu tms. Tapahtumaa järjestettäessä, varsinkin hyväntekeväisyystapahtumaa, tulee ottaa huomioon kustannukset, joten sponsoreita piti pyytää mukaan. Sain sponsorikseni TuTo Ry:n, Marlin, Sali82:n, Ravintola Maunon sekä Lyytin. Myös Forever -tuotteet olivat esillä tapahtumassani. En halunnut pyytää sponsoreilta rahaa, mutta sain hyviä palveluita käyttööni tapahtuman ajaksi. Lyytistä sain upeaa palvelua sekä myös Lyyti -ohjelmiston tapahtumaan ilmoittautumiseen ja maksuun. Marli lahjoitti uutuusjuomia osallistujille, Sali82 tuli maistattamaan herkullisia proteiinipatukoita -ja juomia ja Ravintola Mauno tarjosi ruoan hieman alhaisempaan hintaan. Myös Forever -tuotteita oli mahdollista kokeilla ja maistaa. Minimoin kaikki kustannukset, jotta voisin lahjoittaa koko tuoton Fight Back -kannatusyhdistykselle ja ainoastaan ruoan osuuden vähensin saaduista osallistujamaksuista. Ja tästä syystä itse avasin myös vähän lompakon nyörejä, jotta lahjoittama summa oli mahdollisimman iso. Olin myös onnellinen, että tapahtumaan saapui paikan päälle itse iloinen Pekka Hyysalo, kenellä todellista elämänhalua sekä iloista energiaa on. Oli ilo huomata startissa, kuinka hänen paikallaolo inspiroi osallistujia. 

 

 

tapahtuman järjestäminen

tapahtuman järjestäminen

tapahtuman järjestäminen

 

Mainonnassa ja markkinoinnissa minua auttoi ystäväni Anna, keneltä sain erittäin paljon apua valokuvien, valokuvien muokkauksen sekä tapahtuman mainoksen ja mainosten kanssa. Ilman Annaa en olisi varmastikaan saanut mainoksesta sekä valokuvista itse yksin yhtä hienoja. Suuret kiitokset myös hänelle vielä, olit suuri apu! Lisäksi hän jaksoi sinnikkäästi mainostaa tapahtumaani Instagramissa sekä Facebookissa, minkä ansiosta varmastikin tapahtuma keräsi osallistujia. Kiitokset muillekin tapahtumaa mainostaneille. Ensi vuonna uudelleen, eiks ni? 🙂

 

Vinkkejä kävely -ja juoksutapahtuman järjestämiseen:

– Mieti ensin, että minkälaisen tapahtuman haluat järjestää ja kenelle. Mikä tapahtuma toisi sinulle hyvän fiiliksen? Tee siis itsesi näköinen tapahtuma, niin varmasti onnistut!

– Ota selvää mitä lupia tarvitset ja keneltä. Mikäli tapahtuma pidetään kaupungin tai muun omistajan alueella, tulee sinun pyytää omistajan maalupa. Maaluvan saaminen kestää melko kauan (ainakin kaupungilta pyydettäessä), joten se kannattaa olla to do -listalla alkupäässä.

– Muista myös tapahtuman ilmoittamisvelvollisuus poliisille tai pelastuslaitokselle. Selvitä, että mitä huomioitavaa on, kun järjestät yleisötilaisuuden. Aina poliisille tai pelastuslaitokselle voi soittaa ja kysyä asioista. Kannattaa aina ottaa varman päälle ja kysyä kaikki mietityttävät kysymykset. 

– Selvitä, että tarvitaanko tapahtumaasi järjestyksenvalvontaa? Ota poliisin yhteyttä tarpeen vaatiessa.

– Ota huomioon tapahtuman vakuutusasiat, tarvitseeko tapahtumasi vakuutuksia?

– Suunnittele ajoissa reitti ja tarkista, että tarvitsetko reitille vain oppaita (esimerkiksi ystäviä, sukulaisia) ohjaamaan osallistujia, vai onko reitti sellainen, että tarvitset liikenteenohjaajia. 

– Ota reitin merkitsemiseen paljon aikaa ja muista, että joskus kansalaiset voivat merkkejä poistaa. Valmistaudu siis siihen, että sinulla on ylimääräisiä merkkejä ja kiinnitysmahdollisuudet kiinnittää merkkejä uudelleen tarpeen mukaan.

– Merkitse reitti hyvin ja varmista, että mihin saat merkkejä laittaa. Olen sitä mieltä, että mitä enemmän merkkejä, sen parempi. Näin varmistut, että jokainen osallistuja pysyy oikealla reitillä alusta loppuun. Merkkien tulee olla myös hyvin näkyviä, jotta ne erottuvat kunnolla.

– Huomioi, että tapahtumassa voi sattua henkilövahinkoja tai tapaturmia, joten tapahtumapaikalla kannattaisi olla ensiapuhenkilöstöä sekä ensiaputaitoisia henkilöitä kävelemässä -ja/tai juoksemassa itse reitillä varmistamassa kaiken olevan kunnossa. 

– Varmista, tuplavarmista ja triplavarmista kaikki, niin ei tule yllätyksiä tai unohduksia. Kirjaa kaikki tekemäsi asiat ylös, jotta tiedät varmasti, että jokainen asia on suunniteltu, huomioitu ja hoidettu.

– Pyydä tarpeeksi vapaaehtoisia tulemaan tapahtuman avuksi, liikaa ei voi olla. Et voi hoitaa tapahtuma-aikana kaikkea, vaikka kuinka yrittäisit. Tapahtuman järjestäjän tulee osata delegoida tehtäviä!

– Mikäli lahjoitat tapahtuman tuoton tai osan siitä, niin selvitä veroasiat. Mikäli yksityishenkilönä lahjoitat, ei veroasioita tarvitse huolehtia. Varmista kuitenkin verotoimistosta, jos jokin on muuttunut vuoden aikana 🙂

– Mainosta ja markkinoi tapahtumaa koko ajan, ole siis esillä asian kanssa. Markkinoinnilla sekä mainonnalla on iso merkitys, joten tätä osaa ei kannata aliarvioida. Panosta siihen, että saat tapahtumasi esille paikallisiin lehtiin, suunnittele ja tee Facebook -sivut sekä jaa tapahtumasta informaatiota eri tavoin. 

– Tapahtuman järjestäjänä olet vastuussa myös tapahtuman alueen siivouksesta sekä reittimerkkien puhdistuksesta. Varaa aikaa siis kalenteriin myös tähän.

– Ja lopuksi.. nauti tapahtumasta ja hyvästä fiiliksestä! 

 

 

Huh, vuosi on mennyt niin lujaa vauhtia, juurihan tapahtuma vasta oli! Toivottavasti päästään ensi vuonna nauttimaan Uittamon kauniista maisemista kävelyn -tai juoksun merkeissä Tour de Uittamo 2018 :ssa! Tulethan mukaan? 🙂

Essi

 

KUVAT: ANNA NÄÄPPÄ

 

Lue myös:

The Blog Awards 2017

Miten saada kiinteät käsivarret? Tässä mun ehdoton vinkki

 

Seuraa minua:

Instagram

Facebook

Bloglovin

Essi

2 vastausta artikkeliin “Tour de Uittamo 2016”

  1. Vau, millaisen tapahtuman olet saanut tehtyä! Ja heti tuli itselleni paineita tuon tapahtuman järjestämisen suhteen… Pääsin nimittäin opiskelemaan liikunnan ammattitutkintoon, eli sama tehtävä on minullakin edessä. 🙂 Itse olen ajatellut, että järjestäisin sellaisen tyhy-päivän työpaikallani, mutta sinun tekstisi luettuani tuli sellainen olo, että voi kääk mitä kaikkea pitää ottaa huomioon. Saisipa tapahtuman järjestää pareittain, niin olisi helpompaa näin ensikertalaiselle.

  2. Kiitos 🙂 Ja onnittelut kouluun pääsystä. Mihin kouluun pääsit? Mutta joo, olihan se tapahtuman järkkääminen aikamoinen urakka, mutta opin kannalta ihan super juttu. Kannattaa haastaa itsensä 😉 Meidän opettajat eivät suostuneet siihen, että tapahtuman olisi saanut pareittain pitää, mutta kantsii kysyä. 

    Tsemppiä opiskeluille! 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

 
Tykkää jutusta